Gighopp System es tu plataforma central de gestión de clientes y negocios. Desde aquí puedes hacer seguimiento de todos tus contactos, rastrear el avance de tus ventas y organizar tu agenda — todo en un solo lugar.
Módulos principales del sistema
Base de datos de todos tus leads y clientes.
Negocios activos que estás trabajando.
Tu proceso de ventas visual, etapa por etapa.
Citas, llamadas y eventos programados.
Mensajes de WhatsApp, SMS, email y más.
Campañas y comunicaciones masivas.
Regla de oro: Todo en Gighopp System comienza con un Contacto. Primero creas o buscas el contacto, luego creas una oportunidad para rastrear ese negocio específico.
Los Contactos son el corazón del sistema. Cada persona — ya sea un cliente actual, un prospecto o un lead nuevo — vive en esta sección. Para acceder, haz clic en "Contacts" en el menú lateral izquierdo.
Diferencia entre Lead, Contacto y Cliente
| Término | ¿Qué significa? | Ejemplo |
|---|---|---|
| Lead | Persona que mostró interés, pero aún no compró | Alguien que llenó tu formulario de Facebook |
| Contacto | Cualquier persona en tu base de datos | Cliente, proveedor, prospecto |
| Cliente | Contacto que ya compró o contrató tu servicio | Alguien con servicio activo |
En Gighopp System todos son "Contactos" dentro del sistema. La etiqueta de lead o cliente la manejas tú con etiquetas (tags) y el stage del pipeline.
Puedes agregar contactos de forma manual cuando alguien te contacta directamente (por teléfono, en persona, etc.) y no llegó por un formulario automático.
- 1Ve a Contacts en el menú lateral.
- 2Haz clic en el botón + Add Contact en la esquina superior derecha.
- 3Llena los campos disponibles en el formulario.
- 4Haz clic en Save para guardar el contacto.
| Campo | Descripción | ¿Obligatorio? |
|---|---|---|
| First Name | Nombre de la persona | ✅ Sí |
| Last Name | Apellido | Recomendado |
| Correo electrónico | Recomendado | |
| Phone | Número de teléfono / WhatsApp | Muy recomendado |
| Tags | Etiquetas para clasificar | Opcional |
| Source | ¿Cómo llegó? (Facebook, referido, etc.) | Opcional |
Tip importante: Siempre agrega el número de teléfono con el código de país. Por ejemplo: +1 7135550123 para Houston. Esto asegura que WhatsApp y SMS funcionen correctamente.
Al hacer clic en el nombre de cualquier contacto, entras a su ficha personal. Esta es la vista central desde donde controlas toda la relación con esa persona.
Nombre, teléfono, email, dirección, etiquetas, fuente de origen y fecha de creación. Puedes editar cualquier dato haciendo clic en el ícono de lápiz.
Historial cronológico: mensajes enviados, llamadas, notas, cambios de etapa, citas. Es como una línea de tiempo del contacto.
Todas las oportunidades activas o cerradas asociadas a este contacto. Desde aquí puedes crear una nueva oportunidad directamente.
Citas programadas con este contacto y tareas pendientes de seguimiento.
Buena práctica: Usa las notas internas para registrar todo lo importante — qué dijo el cliente, qué necesita, qué prometiste. El cliente no las ve, son solo para ti y tu equipo.
Una Oportunidad representa un negocio específico que estás trabajando con un contacto. Puede ser una venta, un servicio, una reservación — cualquier cosa que quieras rastrear hasta que se cierre.
| Contacto | Oportunidad |
|---|---|
| Es la persona (ej: María García) | Es el negocio con esa persona (ej: Servicio Premium – Marzo) |
| Existe una sola vez en el sistema | Puede haber múltiples oportunidades por contacto |
| No tiene valor monetario directo | Tiene un valor asignado en dólares |
| No avanza por etapas | Avanza por etapas del pipeline |
Cómo crear una oportunidad
- 1Ve a Opportunities en el menú lateral.
- 2Haz clic en + Add Opportunity.
- 3Selecciona o busca el contacto asociado.
- 4Ponle un nombre descriptivo a la oportunidad (ej: "Consulta Premium – Ana López").
- 5Asígnala al pipeline correcto y elige el stage inicial.
- 6Agrega un valor en dólares si lo conoces y haz clic en Save.
Consejo: Dale un nombre descriptivo. En lugar de "Nueva Oportunidad", usa algo como "Corte + color – María García". Te ayuda a identificarla de un vistazo.
Un Pipeline es la representación visual de tu proceso de ventas. Es el camino que recorre una oportunidad desde que llega hasta que se cierra (ganada o perdida). Imagínalo como un tablero con columnas.
Así se ve el Pipeline en tu sistema
En la imagen puedes ver el pipeline "YOUR PROMOTION Pipeline" con 5 columnas (stages): New Leads, Hot Leads, Booking Requested, Booking Confirmed y Service(s) Sold. Las 3 oportunidades activas aparecen en la columna Booking Confirmed.
Navegación entre pipelines
- 1Ve a Opportunities en el menú lateral.
- 2En la parte superior verás el nombre del pipeline activo con una flecha desplegable.
- 3Haz clic en ese selector para cambiar a otro pipeline.
- 4Cada pipeline tiene sus propias etapas y oportunidades.
Los Stages son las etapas individuales dentro de un pipeline. Cada stage representa un punto específico del proceso donde se encuentra un lead u oportunidad.
Stages del sistema según la pantalla
| Stage | Significado | ¿Qué hacer? |
|---|---|---|
| New Leads | Llegó al sistema, nadie lo ha contactado aún | Contactar lo antes posible (menos de 5 min) |
| Hot Leads | Ya respondió y mostró interés real | Presentar el servicio, resolver dudas |
| Booking Requested | Pidió una cita o reservación sin confirmar | Confirmar la cita por WhatsApp o teléfono |
| Booking Confirmed | Cita programada y confirmada | Enviar recordatorio 24h antes |
| Service(s) Sold | Se realizó el servicio / se cerró la venta | Pedir reseña, hacer seguimiento post-venta |
Cómo mover una oportunidad de stage
- AArrastrar y soltar (Drag & Drop): En la vista de tablero (kanban), arrastra la tarjeta de una columna a otra con el mouse.
- BDesde la ficha: Abre la oportunidad y cambia el stage usando el menú desplegable dentro de la ficha.
Clave del sistema: Mover oportunidades entre stages puede activar mensajes automáticos configurados por tu agencia. Por ejemplo, al pasar a "Booking Confirmed", el sistema puede enviar automáticamente un recordatorio por WhatsApp al cliente.
Al hacer clic en una tarjeta de oportunidad, entras a su ficha detallada. Aquí puedes ver y gestionar todo lo relacionado a ese negocio específico.
Oportunidades en el sistema (ejemplo real)
En la siguiente imagen puedes ver tres oportunidades activas en el stage Booking Confirmed: Susann, Miriam Carbonell y Maricarmen Barrios De Ferrer. Todas vienen por WhatsApp como fuente.
Los íconos en la parte inferior de cada tarjeta son acciones rápidas: 📞 llamar · 💬 mensaje · 📝 nota · 📎 documento · 📧 email · 📅 calendario. El número azul (ej: 1) indica mensajes sin leer.
Partes de la ficha de oportunidad
Nombre de la oportunidad, contacto vinculado, pipeline, stage actual y valor en dólares. Puedes editar todos estos campos.
Fecha estimada en que esperas cerrar este negocio. Útil para proyecciones y reportes.
Historial de todo: mensajes, llamadas, cambios de stage, notas. También puedes agregar notas nuevas aquí.
Lista de tareas asignadas a esta oportunidad (ej: "Llamar el lunes", "Enviar cotización").
Status de cierre
| Status | Significado |
|---|---|
| Won (Ganado) | El negocio se cerró exitosamente. Servicio vendido. |
| Lost (Perdido) | El lead no compró. Se puede registrar la razón de pérdida. |
| Open (Abierto) | El proceso sigue activo, aún no se ha cerrado. |
| Abandoned | Lead dejó de responder, se archivó el caso. |
Importante: Siempre marca las oportunidades como Won o Lost cuando terminan. Así el sistema te da estadísticas reales de cuánto estás cerrando.
El Calendario te permite ver, crear y administrar todas las citas de tu negocio. Los contactos pueden agendar en línea, o tú puedes crearlas manualmente.
Crear una cita manualmente
- 1En el menú lateral, haz clic en "Calendars".
- 2Haz clic en + New Appointment o directamente en el bloque de fecha/hora.
- 3Selecciona el contacto, define fecha, hora y duración.
- 4Agrega notas sobre el motivo si es necesario.
- 5Haz clic en Save Appointment.
Estados de una cita
| Estado | Significado |
|---|---|
| Scheduled | Cita creada, esperando confirmación |
| Confirmed | El cliente confirmó que asistirá |
| Cancelled | La cita fue cancelada |
| No Show | El cliente no se presentó |
| Showed | El cliente llegó a la cita |
Tip: Cuando creas una cita, el sistema puede enviar automáticamente una confirmación por SMS o WhatsApp al cliente — dependiendo de la configuración de tu cuenta.
La sección Conversations es tu bandeja unificada. Aquí llegan todos los mensajes de tus leads y clientes, sin importar el canal que usaron.
Canales disponibles
Mensajes de WhatsApp Business.
Mensajes de texto al número del negocio.
Correos electrónicos del negocio.
Mensajes del chat en tu página web.
Mensajes de Facebook Messenger.
DMs de Instagram (si está conectado).
Cómo usar la bandeja
- 1Haz clic en "Conversations" en el menú lateral.
- 2La columna izquierda muestra todas las conversaciones activas, ordenadas por más reciente.
- 3Haz clic en una conversación para ver el historial completo.
- 4Escribe tu respuesta abajo y presiona Enter para enviar.
- 5Desde el panel derecho puedes ver el perfil del contacto, vincular oportunidades y agregar etiquetas.
Acción importante: Revisa siempre la bandeja para que ningún lead quede sin respuesta. Los números en azul indican mensajes no leídos — como los que ves en las tarjetas del pipeline.
| Término | Definición simple |
|---|---|
| Contact | Cualquier persona en tu base de datos del sistema. |
| Lead | Contacto que mostró interés pero aún no compró. |
| Opportunity | Un negocio específico que estás trabajando con un contacto. |
| Pipeline | Tu proceso de ventas visualizado en columnas. |
| Stage | Cada columna o etapa dentro del pipeline. |
| Tag / Etiqueta | Palabra clave para clasificar contactos y filtrarlos. |
| Won | Oportunidad ganada — el cliente compró. |
| Lost | Oportunidad perdida — el cliente no compró. |
| Appointment | Cita programada con un contacto. |
| Task | Tarea de seguimiento pendiente asignada a un contacto. |
| Note | Anotación interna que solo el equipo puede ver. |
| Source | Origen del lead (Facebook, referido, orgánico, etc.). |
| Conversation | Hilo de mensajes con un contacto en cualquier canal. |
¡Ya estás listo para usar Gighopp System!
Recuerda el flujo básico: Contacto → Oportunidad → Pipeline → Stages → Cierre.
¿Tienes dudas? Contacta a tu agencia Gighopp System para soporte personalizado.